La legalización de documentos es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero. Con esto se comprueba la autenticidad de la firma del documento.
La legalización no es necesaria cuando exista un convenio destinado a facilitar los trámites entre los estados. El acuerdo más importante es el Convenio de la Haya nºXII.
Para todos los casos no recogidos en alguno de los acuerdos firmados deberá procederse a la legalización.
Documentos que pueden legalizarse en España
Pueden legalizarse tanto los originales de los documentos como las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública que los hayan emitido. Así como los testimonios de autenticidad por exhibición realizados por Notario.
Pasos para legalizar documentos
Legalizar documentos en España requiere seguir una serie de pasos que garantizan que estos tengan validez internacional. Este proceso asegura que los documentos emitidos en España o en el extranjero cumplan con las normativas exigidas por las autoridades del país donde se utilizarán. A continuación, se explican los pasos detallados:
¿Cuáles son los requisitos generales?
- Documentos originales o copias compulsadas:
- Los documentos deben ser originales emitidos por una autoridad oficial. También se aceptan copias compulsadas, siempre que estén certificadas por un notario público o la entidad emisora. Por ejemplo: actas de nacimiento, resoluciones judiciales, certificados académicos.
- Traducciones oficiales al español realizadas por traductores jurados:
- Si el documento está redactado en un idioma diferente al español, debe traducirse al español por un traductor jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores. Vale la pena aclarar que estas traducciones están exentas de legalización adicional si son realizadas en España.
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¿Cómo es el proceso de legalización?
Este puede variar dependiendo del tipo de documento y del organismo emisor. Pero en líneas generales, los pasos generales son los siguientes:
- Ministerio de Asuntos Exteriores:
- La Sección de Legalizaciones de este Ministerio es responsable de certificar documentos emitidos en España que deban surtir efecto en el extranjero. Ejemplo: actas notariales, documentos judiciales, certificados académicos.
- Embajadas y Consulados:
- Una vez legalizado por el Ministerio de Asuntos Exteriores, los documentos deben ser presentados en la embajada o consulado del país donde tendrán efecto. Esto asegura que sean reconocidos oficialmente en dicho país. Cabe destacar que, cada embajada o consulado puede requerir trámites adicionales, por lo que se recomienda verificar previamente los requisitos específicos.
- Secuencia del trámite:
- Primero, presenta los documentos en el organismo emisor correspondiente para obtener su certificación.
- Luego, acude al Ministerio de Asuntos Exteriores para la legalización central.
- Finalmente, realiza el trámite en la embajada o consulado del país destino.
Vía diplomática
La vía diplomática se aplica a documentos emitidos en países que no forman parte del Convenio de La Haya. Este procedimiento es más extenso y requiere la participación de varias autoridades:
- Certificación inicial en el país de origen:
- Los documentos emitidos en un país extranjero deben ser autenticados por la autoridad emisora local (por ejemplo, un Ministerio de Justicia o Educación).
- Representación diplomática del país de origen en España:
- Los documentos deben ser legalizados en la embajada o consulado del país que los emitió y que está acreditado en España.
- Esto valida la autenticidad del documento en territorio español.
- Legalización final por el Ministerio de Asuntos Exteriores de España:
- Una vez autenticado por la representación diplomática, el documento debe ser presentado ante la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores para su validación definitiva.
Costos y tasas de la legalización en España
La legalización será gratuita cuando la realice la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. En caso de efectuarse en una embajada o consulado de España, conllevará el pago de una tasa.
Caducidad de las legalizaciones
La legalización de documentos carece de fecha de caducidad. Tampoco existe ningún límite de tiempo para solicitar la legalización de documentos.
Documentos emitidos por las autoridades españolas con efecto en el extranjero
Los emitidos por la Administración General del Estado
Se incluyen en esta categoría los expedidos por sus autoridades y funcionarios, los organismos y entes públicos incluidos en su estructura y las entidades gestoras de la seguridad social.
Los emitidos por las Comunidades Autónomas
Figuran en este apartado los documentos expedidos por sus autoridades, funcionarios y organismos públicos. Su legalización deberán realizarla, en el siguiente orden: la Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva, la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y las embajadas en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Los emitidos por entidades locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Mancomunidades y otros)
La legalización de éstos corresponde en primer lugar al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con dos excepciones. La primera de ellas se aplica a los documentos provenientes del Ayuntamiento de Madrid, que podrán legalizarse directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. La segunda es de carácter general y abre para todos la vía judicial o notarial. Posteriormente, la legalización corresponderá a la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación . En último lugar, a las embajadas y consulados de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
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Notariales
Son aquellos en los cuales un notario actúa como encargado de dar fe: escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones etcétera. Deben ser legalizados por vía notarial, en el siguiente orden: notarios, colegios notariales (consultar el siguiente listado de los existentes en España), Ministerio de Justicia-Legalizaciones, Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y embajadas y consulados de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Judiciales
Se incluyen actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; resoluciones judiciales, etc. Todos ellos requieren la legalización por vía judicial. Los encargados de efectuarla son, en el siguiente orden: los tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma correspondiente, Ministerio de Justicia-Legalizaciones , Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y embajadas y consulados de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento.
Mercantiles
Aquí se incluyen certificados de origen, certificados de libre venta, facturas de empresa y un gran número de documentos comerciales. Su legalización corresponde a distintos organismos dependiendo de la naturaleza del documento:
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- Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados por: la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente o, en su defecto, el Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación.
- Los documentos bancarios pueden ser legalizados por diversas entidades. Si han sido emitidos por el Banco de España, el trámite puede efectuarse en cualquiera de sus sedes. Aquellos emitidos por entidades bancarias de ámbito nacional pueden legalizarse en los servicios centrales de este banco o su sucursal en Madrid o en el Banco de España. Por último, los emitidos por bancos de ámbito local sin servicios centrales en la capital tienen la opción de legalizarse en las delegaciones provinciales del Banco de España. Para los documentos bancarios también existe la vía notarial.
En todos los casos, los documentos mercantiles deberán pasar siempre por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y la embajada de España en el país en el cual vaya a surtir efecto el documento para culminar su proceso de legalización.
Traducciones juradas de español a otros idiomas
Éstas deberán haber sido realizadas por un traductor o intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. Deberá consultarse en cada caso a la embajada o consulado del país en donde el documento vaya a surtir efecto si la traducción oficial española es válida por si misma allí. En caso contrario, deberá ser legalizada en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
Académicos
Cada tipo de expediente o certificado sigue unas pautas de legalización diferentes.
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- Los documentos oficiales de enseñanza superior.Son aquellos válidos en todo el territorio nacional. Aquellos que sean títulos universitarios deben ser legalizados por la Subdirección General de Títulos y Reconocimiento de Cualificaciones. Los no universitarios deberá legalizarlos el Servicio de Títulos y Convalidación de Estudios Extranjeros no universitarios. Ambas son divisiones del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
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- Los documentos oficiales de enseñanza no superior, son los expedidos por centros docentes de una comunidad autónoma. Su legalización corresponde a la Consejería de Educación o equivalente de dicha región.
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- Los documentos de carácter no oficial expedidos por instituciones privadas. En esto casos, la legalización corresponde a un notario, colegio notarial o a la Dirección General de Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia.
En todos los casos, el proceso de legalización de documentos no estará completo hasta que haya sido validado por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surgir efecto el documento.
De entidades religiosas
En este caso, los documentos de la Iglesia Católica deben estar legalizados por la Nunciatura Apostólica y/o de la Diócesis y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación . También podrá realizarse este trámite por vía notarial.
Para los emitidos por otras autoridades religiosas, se distinguen dos tipos:
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- Los inscritos en Registros civiles en España precisarán la legalización de: el tribunal superior de justicia de la comunidad autónoma cuyo Registro civil emitiese el certificado de matrimonio, la unidad de Legalizaciones del Ministerio de Justicia y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
- Los no inscritos en registros civiles españoles deberán acudir a la vía notarial.
En ambos casos, el proceso de legalización concluirá con la legalización por parte de la representación de España en el país de destino.
Certificados médicos
Después de que el facultativo haya rellenado el impreso oficial editado para este fin, debe firmarlo y estampar en el documento el sello que lo acredita como colegiado.
Certificados veterinarios
Tras obtener el certificado del veterinario debe dirigirse a la Delegación /Subdelegación del Gobierno correspondiente, donde se extenderá un certificado sanitario de animales domésticos. Este certificado ha de legalizarse:
– En la Dirección General de Producciones y Mercados Agrarios del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente.
– En el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación –Sección de Legalizaciones.
– Por la Representación Diplomática acreditada en España, del país en que va a surtir efecto el documento. Se aconseja consultar sobre otros posibles requisitos que puedan afectar la exportación de mascotas al país de destino.
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El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación no legalizará documentos en los siguientes casos:
- Si el original presentado no es un documento público ni un documento privado elevado a público notarialmente.
- Cuando no contenga las legalizaciones previas por parte de otras autoridades que establece la normativa
- En el caso que las firmas que deben legalizarse no se encuentren depositadas en el registro de la Sección de Legalizaciones del Ministerio.
No obstante, toda denegación podrá recurrirse a través de los cauces que las leyes españolas establecen para ello.
La Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación solamente admitirá:
– Documentos públicos originales o copias de los mismos expedidas por el organismo emisor
– Las copias compulsadas de documentos realizados por las representaciones de España en el extranjero, que esten legalizadas por vía diplomática o apostilladas.
– Copias notariales.
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¿Se deben traduccir los documentos que se van legalizar?
Los documentos extranjeros que se vayan a legalizar deben estar traducidos al español ya que el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación solamente admitirá las traducciones oficiales:
- Realizadas en España por un traductor nombrado por el Ministerio (estas traducciones están exentas de legalización y son válidas sin ningún trámite adicional)
- Aquellos documentos realizados por la representación diplomática en España del Estado que emite el documento (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio)
Legalización de documentos por vía diplomática
La legalización de documentos por vía diplomática es el procedimiento que se aplica para legalizar los documentos públicos extranjeros emitidos por Estados no firmantes de convenios destinados a facilitar este trámite. Por lo general, consiste en que cada una de las autoridades implicadas ejecute una legalización a título individual del documento.
De acuerdo con la normativa aplicable a cada caso, los siguientes documentos están exentos de legalización:
• Documentos académicos que se presentan en los registros de las Embajadas y Consulados de España
• Documentos académicos que se presentan en el registro del Ministerio de Educación de España.
Los documentos legalizados y apostillados en los Consulados de España en el extranjero, portaran una etiqueta transparente de seguridad.
Legalización de documentos relacionados con el comercio de material bélico o similar
Pueden legalizarce todos los documentos extranjeros relacionados con el comercio de material bélico o similar, en el consulado de España en el país de origen y/o por la representación del estado emisor en nuestro país.
En estos dos casos, el trámitelo realiza un diplomático con una firma registrada en la Sección de Legalizaciones de este Ministerio.
Los documentos de esta naturaleza requieren además una legalización anterior por parte del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
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